2 つのステージを使う 早川さんと上川さんに同時にレビューを割り当てて、早川さんがレビューを終了するのを待たずに、上川さんがレビューを開始できるようにする場合は、ワークフローに 2 つのステージを設定し、最初のステージは、早川さんと上川さんのレビュー用の並列ステージ、2 番目のステージは、玉原さん自身のレビュー専用の独立したステージにします。   ここでも、[最初の却下時に終了] をオンにします。 2 番目のステージは、最初のステージが完了するまで開始されません。 そのため、早川さんと上川さんのどちらかがアイテムを却下した場合、玉原さんのレビュー タスクは割り当てられません。次に、Frank が2段階の並列レビューを設定する方法について説明します。, 外部からの参加者    SharePoint 組織のメンバー以外の参加者を含めるには、特別なプロセスがあります。 このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。, グループ全体に、または各グループメンバーに1つのタスクを割り当てる    ワークフローの参加者の間にグループアドレスまたは配布リストを含める場合は、ワークフローでグループの各メンバーに1 つのタスクを割り当てることも、グループ全体に1つのタスクだけを割り当てることもできます (ただし、その1つのタスクの通知は各メンバーに送信できます)。 グループ全体に割り当てられているタスクが1つだけの場合、そのグループのメンバーが1つのタスクを要求して完了することができます。 (グループタスクを引き受ける手順については、この記事の 実行 セグメントをご覧ください)。, 関連付けフォームには、指示、要件の詳細、リソースなどを指定できるテキスト フィールドがあります。, ワークフローで各グループまたは配布リストに 1 つだけタスクを割り当てる場合は、各グループの 1 人のメンバーが、そのタスクを引き受けてから実行するようにここで指示します。 このようにすると、グループの他のメンバーが同じタスクを開始して時間を無駄にすることがありません。 グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください。, 予定表の日付別    すべてのタスクの期限となる1つのカレンダーの日付を指定できます。, ワークフローが自動的に開始されるように設定する場合は、通常、この方法は使わないでください。 これは、指定した日付の値が、ワークフローが自動的に開始されるたびに現在の日付を基準にして自動的に調整されないためです。, タスクの期間    各タスクの完了に対して許可される日数、週数、または月数を指定し、そのタスクが割り当てられた時点から開始することができます。, カレンダーで指定された期限は、タスク期間の指定よりも優先されます。 つまり、今日が 6 月 10 日である場合、実行期間が 3 日間で、カレンダーの期限が 6 月 11 日と指定されているタスクが今日割り当てられたとすると、タスクの期限は 6 月 13 日 (3 日間の最終日) ではなく、6 月 11 日 (カレンダーで指定された期限) になります。, 不要なレビューに時間を浪費しないようにするために、次の 2 つのイベントが発生した場合、ワークフローを即座に (指定または計算された期限の前に) 終了させることができます。, 注: 現在チェックアウトされているアイテムでワークフローを開始することはできません。 ただし、ワークフローが開始された後は、レビュー対象のアイテムをチェックアウトして、変更から保護することができます。 (ただし、その項目がもう一度チェックインされるまで、他のワークフローを開始することはできません)。, 関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに、このワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前またはアドレスを入力できます。, このフィールドに名前を入力しても、そのユーザーにワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。, ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。, ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定していなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。, 新しいアイテムや現在のアイテムの新しいバージョンが含まれるリストやライブラリがある場合、その新しいアイテムやバージョンをそのリストにアクセスしたすべてのユーザーから閲覧できるようにする前に、内容の正確さや、フォームおよびスタイルの適切さを確認したい場合もあるでしょう。 このレビュー プロセスをコンテンツ承認と呼びます。, SharePoint 製品では、承認ワークフローを使用して、コンテンツ承認プロセスをより簡単かつ効率的にすることができます。 詳しくは、この記事のコンテンツ承認の制御セグメントをご覧ください。, 新しい承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加する準備ができたら、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) に進みます。, リストにアクセスするすべてのユーザーに表示する前に、新しいアイテムや現在のアイテムの新しいバージョンについて、コンテンツの正確さや、形式とスタイルの適切さをレビューする必要のあるリストやライブラリもあります。 このレビュー プロセスをコンテンツ承認と呼びます。, SharePoint 製品では、ワークフローを使用せずに手動でコンテンツ承認を制御することもできますが、SharePoint の承認ワークフローを利用すると、このプロセスをより簡単かつ効率的に実行できます。, SharePoint 製品のバージョン管理機能とコンテンツ承認機能に精通していない場合は、次の記事を最初に参照することをお勧めします。, ワークフローを最初に追加したときに入力した関連付けフォーム内の1つのコントロールに関連付けられた、コンテンツ承認プロセスを制御するには、2つの方法があります。 どちらか一方または両方に対してワークフローを使用できます。, 関連付けフォームの最初のページの [開始オプション] 領域には、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションがあります。 次の点にご注意ください。, このオプションは、単一のリストまたはライブラリのすべてのコンテンツ タイプに実行される承認ワークフローでのみ使用できます。単一のコンテンツ タイプのアイテムに実行されるワークフローでは使用できません。, このオプションを使用するには、[バージョン設定] ページのリストまたはライブラリでコンテンツ承認を有効にして、同じページで [メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する] オプションをオンにする必要があります。, このオプションをオンにすると、後続の 2 つのオプション ([新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始する] と [アイテムが変更されたら、このワークフローを開始する]) が使用できなくなります。, このオプションをオンにすると、あるユーザーがアイテムのメジャー バージョンの発行を試みたときのみ、そのアイテムにワークフローが自動的に実行されます。, 1 つのリストまたはライブラリには、メジャー バージョン発行の承認に使用される承認ワークフローが 1 つだけ作成できます。 同じリストまたはライブラリで、別の承認ワークフローを指定しようとすると、いずれか一方のワークフローを選択するように求められます。, 関連付けフォームの 2 ページ目にある [コンテンツの承認の有効化] 領域には、[ワークフローの完了後に承認状態を更新します (このワークフローを使用してコンテンツの承認を制御します)] オプションがあります。, リストやライブラリでコンテンツ承認が必要かどうかにかかわらず、このフォームのこのオプションを使用できます。 どちらの場合も、アイテムの [承認] フィールドの値は、ワークフローの結果に基づいて更新されます。, コンテンツ制御は、ページを Web に発行するサイトの特別なプロセスです。 したがって、発行サイト用の特別な発行承認のワークフローに加えて、Web 発行用にカスタマイズされたこのワークフローのバージョンを含むテンプレート (ワークフロー付き発行サイトと呼ばれます) が提供されています。, ワークフローの追加に慣れていない場合は、このセグメントの手順に進む前に、この記事の詳細セグメントと計画セグメントを参照することをお勧めします。, メール    ワークフローでメール通知とアラームを送信するには、SharePoint サイトでメールが有効になっている必要があります。 既に完了しているかどうかがわからない場合は、SharePoint 管理者に確認してください。 「 SharePoint 2013 の手順: 送信メールの設定」もご覧ください。, アクセス許可    SharePoint の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイトコレクションのワークフローを追加するには、リストの管理権限が必要です。 (所有者グループには、既定でリストの管理権限があります。メンバーグループとゲストユーザーグループは含まれません。 権限の詳細については、この記事の「 詳細 」を参照してください。, 注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表リストの場合は、[予定表] タブになります。, [ワークフロー設定] ページの [この種類のワークフローの関連付けを表示します] で、ワークフローをドキュメント、リスト、またはフォルダーのいずれで実行するかを指定し、[ワークフローの追加] をクリックします。, 関連付けフォームの最初のページに入力します。(詳細については、こちらの図を参照してください。), 注: 承認– sharepoint 2010テンプレートが一覧に表示されない場合は、sharepoint 管理者に問い合わせて、サイトコレクションまたはワークスペースでライセンス認証を行う方法について確認してください。 管理者の場合は、[ サイトの設定 ] >[サイト コレクションの機能 > ワークフローのアクティブ化 ] 機能をクリックします。, このワークフローの名前を入力します。 このリストまたはライブラリのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。, ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。, このワークフローで使うタスク リストを選びます。 既存のタスク リストを選ぶか、[新しいタスク リスト] をクリックして新しいリストを作成できます。, 既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。, このワークフローで使う履歴リストを選びます。 既存の履歴リストを選ぶか、[ワークフローの履歴 (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。, 既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。, ワークフローを使用してコンテンツ承認を制御する方法については、この記事の制御セグメントをご覧ください。, 単一のコンテンツ タイプのみにワークフローを追加する場合は、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションが表示されないことにご注意ください。, また、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] をオンにすると、次の 2 つのチェック ボックスが使用できなくなることにご注意ください。, 関連付けフォームの2ページ目を完了します。(詳細については、こちらの図を参照してください。), 注: SharePoint 製品では、ワークフローを手動で開始するたびに、この関連付けフォームの 2 ページ目にある最初のいくつかのオプション (次の図にある番号 1 ~ 7。つまり、[承認者] から [CC] まで) が表示され、その 1 つのインスタンスのみについて、これらのオプションを変更できます。, タスクを1つずつ割り当てる場合 (順次)    月歌 歌詞 マジハロ 4, サンライズ 乗り継ぎ割引 大阪 58, 朝 イチ 近江アナ 衣装 今日 5, メリーゴーランド 四日市 閉店 4, ハイセンス 50u7f 口コミ 24, 保育を必要とする理由 共働き 例文 5, 新型ハイラックス 釣り 仕様 49, レディキラー カクテル 紅茶 11, 電動ガン モーター 動かない 8, ガッキー 髪型 前髪なし 4, 市長杯 サッカー 豊田市 8, 投力 鍛え方 小学生 33, サナル 赤門 コース 5, 戦国無双4 Dx キャラランキング 47, アリ エクスプレス 掘り出し物 8, Apex セリフ集 ブラッドハウンド 7, しまむら プリーツ巾着バッグ コーデ 4, シングルマザー Ms Mrs 26, クロスワードde懸賞 答え 3 8, クラウドファンディング バイク 女 6, X1 ドヒョン 好きなタイプ 24, あそび あそば せ ネタバレ 78 4, 志尊淳 デビュー きっかけ 7, エアロバイク 100 キロカロリー 8, 恋ステ あんね りお 6, ソーナンス 育成論 Oras 4, 中井りか 総選挙 順位 5, 昔 喧嘩 した 友達 仲直り 26, ドラクエ8 サザンビーク 大臣 5, ヒロアカ 嫌われ 夢小説 43, 西遊記 金閣銀閣 動画 4, フィクサー 歌詞 コピー 23, Emtg 顔写真登録 変更 7, My First Story 音域 4, Nhk沖縄 アナウンサー 異動 5, ナショナル トレセン U12 中国 15, " />

sharepoint 承認ワークフロー 作り方 39

そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。, 確認するインスタンスのワークフロー完了通知を開き、[ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックします。, すべての完了通知を保持するには、Outlook のルールを作成します。 件名行のテキストが完了しているすべての受信メッセージを、個別の別のフォルダーにコピーするルールを設定します。 そうしないと、それらのメッセージが受信トレイに表示されなくなります)。, 特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。, アクティビティ継続期間レポート    このレポートを使用して、ワークフロー 内 の各アクティビティの完了までにかかった時間の平均を表示したり、そのワークフローのすべての実行または インスタンスのインスタンス が完了するまでの時間を確認したりします。, 取り消しとエラーレポート    このレポートは、ワークフローが完了する前に、頻繁にキャンセルまたはエラーが発生しているかどうかを確認するために使用します。, リストまたはライブラリのそのワークフローの [状態] 列で、状態情報のリンクをクリックします。, [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] で、[ワークフロー レポートの表示] をクリックします。, レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。, [ユーザー設定] ページで、レポート ファイルの保存場所を確認し、必要に応じて変更して、[OK] をクリックします。 無料トライアルを試す, *料金は、プロフィールまたはサインイン/登録時に入力された国情報によって異なる場合があります。, このサイトは、サービス向上と関連性の高い広告提供のためCookieを使用します。ご利用することで、LinkedInがCookieを使用することを許可したものとみなされます。, Microsoft MVP for SharePointを2011年より連続受賞。PiecePoint株式会社を設立し、SharePoint Serverのコンサルティング活動を関西を中心に行っている。SharePointを広めるためにコミュニティJapan SharePoint Groupを主宰。東京・大阪・福岡・名古屋・山口などで勉強会を開催している。ユーザー企業に限定したコニュニティー関西 SharePoint User会を主宰して、関西のSharePoint導入企業へのセミナー等も開催している。著書として『SharePoint成功の道標』(ジョルダンブックス)や『Windows8〔業務アプリ〕開発読本』(技術評論社)(ともに共著)など。, project_files_sharepoint_online_essential_training.zip. 名前または住所の順序は重要ではありません。, タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かの指定が意図したとおりであることを確認します。, 必要に応じて、グループ全体または配布リストに割り当てられた単一のタスクに関するメモ (グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください)。, ワークフローを手動で開始した場合は、このフィールドに名前が入力されているかどうかにかかわらず、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。, 開始フォームの必要な設定がすべて完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。, ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。, コンピューターにインストールされている Office プログラムでアイテムを開きます。, 開いたアイテムで、[ファイル] タブをクリックして、[保存と送信] をクリックし、アイテムで実行するワークフローをクリックします。, ワークフローで、ファイルをチェックインする必要があることを示す次のメッセージが表示された場合は、[チェックイン] をクリックします。, タスクを1つずつ割り当てる場合 (順次)    まず初めにワークフローとは何なのでしょうか。ワークフローとは業務に関する一連のやりとりの流れのことを言います。「誰がどのようにはじめ、判断や処理をし、完了するのか」という流れが大体の業務には付随してきます。例えば会社で使用している備品の管理について、足りない備品があったり、新しく必要になる備品があったりすると次のような決められている流れで申請や発注が行われるのが一般的です。, 例(書面によるものとする):備品が必要になる人物の購買申請→上司の押印→管理部門の部門長の押印→総務担当者が注文書にて発注。, また、稟議決裁業務のように組織の意思決定を行う場合など、書類の種類や判断をする担当者、間に挟む人物の数など流れが複雑に変化することもあります。例えば新規取引先の与信申請などは、金額が大きくなるほど許可の必要な人数が増えたり、押印が必要な担当者の人数が変わってくることが多いです。, 新しい業務を開始するときも流れを決定するのは同じです。まずはその業務について、担当者を決めたり誰の承認が必要であるのかを洗い出したり、どのような書類が必要なのか調査したりするなどし、それに応じた流れを定義することが業務の基本になります。この業務の流れこそがワークフローです。SharePoint Onlineではそのワークフローを作成することができます。, これまで一般的には様々な申請などは紙やメールで運用されることが多く、まだそのような運用方法を続けている会社もあります。しかし、紙やメールにはデメリットも多いのです。紙での運用は物理的に無くしてしまったり保管場所が分からなくなってしまったりという問題が起きやすいです。申請書が増えれば増えるほど場所も取りますし、必要になった際に探すのにも労力と時間を要します。また、メールでの申請には都度誰に送ればいいのか確認が必要になったり、誤送信してしまったりする可能性もあります。数ある問題を起こさないようにするためには申請者、承認者ともに厳重な確認が必要となり、普段の業務の工数を圧迫してしまいます。かなり効率が悪くなりますしデメリットが多いです。, 上記で挙げたデメリットを解消するために必要なのがワークフローシステムと呼ばれるものです。ワークフローシステムでは申請・承認・決裁業務を電子化、そして自動化することが最良であるといえます。紙の申請書ではなく、用意されたフォームに必要事項を入力するところからワークフローがスタートします。申請者は用意された申請フォームの中から選択しパソコンやモバイル端末を使って入力するだけで良いので時間的にもかなり短縮できます。さらに承認者もネット上で確認できることから申請から承認までの時間も短縮できるといえます。, SharePoint Onlineでは下記の5つのタイプのワークフローを作成することができます。, 承認ワークフローは最も基本的なワークフローになります。ドキュメント、もしくはアイテムが承認のためにユーザーやグループに回覧されます。ワークフローの中のタスクの期限については、日数・週数・月数で任意に指定することができます。承認者が非承認とした場合にワークフローを終了するなど無駄なフローを回さない設定をすることも可能です。, 1の承認ワークフローをベースとします。ドキュメント、もしくはアイテムをユーザーのグループに回覧し、承認者からのフィードバックを得ることが出来るように設計されています。フィードバックは全体がまとめられ、ワークフローを開始したユーザーに送信されることになっています。ただし1で記述したような最初の承認者が非承認とした場合にはワークフローを終了する機能はありません。, Officeアプリケーション(WordやExcel、PowerPoint等)で作成されたドキュメントをユーザーのグループに回覧し、署名を収集するためのワークフローです。署名はデジタル署名として残ります。承認者は署名を収集するためのタスクを受信すると、SharePoint Online内のタスクリストやアプリケーション(Word、Excel、およびPowerPoint など)のドキュメントからそのタスクに署名することが可能になります。, 基本的には1の承認ワークフローと同じで、承認のためにコンテンツを回覧します。1との違いは発行機能に対応しているエンタープライズコンテンツ管理サイト用に設計されている点になります。, 3つの状態を通してリストアイテムの状態をトラッキングするよう設計されているワークフローです。量が多い、そして追跡が必要であるアイテムや組織のビジネスプロセスを管理することが出来ます。, これら5つのワークフローをSharePoint Onlineで作成するためにはSharePoint Designerのダウンロードが必須となります。SharePoint Designerはダウンロードページより行うことができます。, カスタムワークフローの作り方の手順については下記に例を挙げましたので、参考にしてみてください。, 作り方の例は以上です。この中で任意にアクションなどの設定を変更することで独自に最適なワークフローを作成することができます。作成者によって様々な作り方があります。ワークフローを作成し効率よく業務に取り組みましょう。, 次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。. 今回は以下を目指しました。 1. 予定、計画、予算の管理 - Microsoft 365 では簡単に行うことができます, SharePoint ワークフローを利用すると、ビジネスプロセスを自動化し、一貫性と効率を高めることができます。 承認ワークフローを使用すると、 SharePoint に保存されているドキュメントやその他のアイテムを承認のために1人以上のユーザーにルーティングすることができます。, 注: SharePoint 2010 ワークフローは、2020年8月1日以降、新しいテナントで廃止され、2020年11月1日に既存のテナントから削除されています。 SharePoint 2010 ワークフローを使用している場合は、Power Automate またはその他のサポートされているソリューションに移行することをお勧めします。 詳しくは、「 SharePoint 2010 ワークフローの廃止」をご覧ください。, 詳しくは、「SharePoint に組み込まれているワークフローについて」をご覧ください。, 重要: 承認ワークフローは、既定ではアクティブ化されておらず、関連付けフォームの [ワークフロー テンプレートの選択] ボックスに表示されていません。 これを使用できるようにするには、サイト管理者が、サイト コレクション レベルでアクティブ化する必要があります。 [ サイトの設定 ] > [サイト コレクションの機能 ] に移動し > ワークフロー 機能をアクティブ化します。 また、 SharePoint 2010 互換モードに基づいて SharePoint 2013 のワークフローテンプレートも用意されています。 似たロジックを持つ SharePoint 2013 ベースのワークフローを作成するには、 SharePoint Designer 2013を使用します。, 承認ワークフロータスクを完了する必要がある場合   完全なセグメントまで下にスクロールして展開します。 この時点では、他のセグメントが不要な場合があります。, 効率と一貫性    承認ワークフローによって、ドキュメントまたはアイテムが自動的にルーティングされ、レビュータスクが割り当てられ、進捗状況が追跡され、必要に応じてリマインダーと通知が送信されます。 ワークフロー内のアクティビティは、中央のステータスページから監視して調整することができます。また、ワークフローの実行でのイベントの履歴は、完了後、60日間保持されます。, 作業の軽減    承認ワークフローを使用すると、自分と同僚の時間と労力を節約できます。また、同時に承認プロセスを合理化して標準化します。, この記事を最大限に活用するためのヒントを表示するには、ここをクリックしてください。, ワークフローの追加、開始、監視、管理を行う場合    これらのタスクについてまだ理解していない場合は、最初にワークフローを設計して追加するときに、この記事に従って、セグメントごとに作業すると便利です。 情報と記事のレイアウトを理解すると、すべての返信について、必要なセグメントに直接移動できるようになります。, コンテンツの承認と発行の承認    新しいアイテムや現在のアイテムの新しいバージョンが含まれるリストやライブラリがある場合、その新しいアイテムやバージョンをそのリストにアクセスしたすべてのユーザーから閲覧できるようにする前に、内容の正確さや、フォームおよびスタイルの適切さを確認したい場合もあるでしょう。 この確認プロセスは、コンテンツの承認と呼ばれ、リストまたはライブラリのコンテンツ承認を管理するために承認ワークフローを使用することができます。 (特に web ページをインターネットに公開する SharePoint サイトで使用するために作成された、発行承認ワークフローは非常に似ています)。, この記事の印刷について    これは長い記事です。 選択したセグメントのみを印刷する場合は、印刷時にそれらのセグメント だけ が展開されていることを確認します。 (また、印刷したコピーに完全なグラフィックスを含める場合は、縦向きではなく横向きに印刷します)。, 検索について    この記事のテキストまたは用語を検索する前に、検索対象のすべてのセグメントが展開されていることを確認してください。, 承認ワークフローは、SharePoint のリストまたはライブラリに保存されているドキュメントやその他のアイテムを承認または却下のためにユーザーに回覧する SharePoint 機能です。 このワークフローを使うと、プロセス全体の自動化、効率化、標準化が実現します。, SharePoint 製品に組み込まれている基本となる承認ワークフローは、テンプレートとして機能します。 このテンプレートを使って、複数の承認ワークフローをサイトに追加できます。 追加する各ワークフローは、基本となる承認ワークフローの一意のバージョンで、それぞれが追加時に指定された設定に基づいて独自に機能します。, 最初に承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加するときに、参加者の人数と、参加者に対してタスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定できます。 参加者のタスクを複数の個別のステージに分割するかどうかと、各タスクの最終的期限や実行期間を指定することもできます。 これらの設定は、アイテムに対するワークフローを手動で開始するたびに変更できます。, ワークフローによって、指定した各参加者にタスクが割り当てられます。 各参加者の対応としては、アイテムの承認または却下、アイテムに対する変更の依頼、タスクの再割り当て、タスクの取り消しや削除などが考えられます。, ワークフローの実行中に、単一の集中管理された [ワークフローの状態] ページで、進行状況を監視して (必要に応じて) 調整することができます。, ワークフローの完了後 60 日間は、[ワークフローの状態] ページで、このワークフローの実行 (インスタンス) 中に発生したすべてのワークフロー イベントの一覧を非公式な参照を目的として確認できます。, 承認ワークフローを使って、リストまたはライブラリのコンテンツ承認プロセスを管理することもできます。 詳しくは、この記事の制御セグメントをご覧ください。, 通常、承認ワークフローの参加者は、レビュー対象のアイテムを変更できません。 代わりに、参加者は、ワークフロー インスタンスの実行中にアイテムを変更するよう要求できます。 参加者がコメントを挿入しアイテム自体への変更を追跡するワークフローを追加する場合は、「参照」セクションの記事「フィードバックの収集ワークフローの概要」をご覧ください。, また、承認ワークフローは、署名を収集するように設計されていません。 ワークフローを使って Microsoft Word 文書、Microsoft Excel ブック、Microsoft InfoPath フォームの署名を収集する場合は、「参照」の「署名の収集ワークフローについて」をご覧ください。, ワークフローを追加するには   既定では、ワークフローを 追加 するには、リストの管理権限が必要です。 (所有者グループには、既定でリストの管理権限があります。メンバーグループと閲覧者グループは含まれません)。, ワークフローを開始するには   また、既定では、既に追加されているワークフローを 開始 するためのアイテムの編集権限を持っている必要があります。 ([メンバー] グループと [所有者] グループの両方には、既定で [アイテムの編集] 権限があります。閲覧者グループは含まれません)。, または、所有者グループのメンバー だけ が開始できるように、特定のワークフローを構成することもできます。 この操作を行うには、関連付けフォームの最初のページで、[ このワークフローを開始するには、リストの権限を管理する ] チェックボックスをオンにします。, ワークフローの実行前 (計画、追加、開始)    今回はSharePoint Onlineのリストに申請アイテムを投稿し、それをトリガーとしてFlowを動かします。 承認者は「承認」と「却下」が可能で、それぞれでステータスを変化させます。あとオマケで申請者に通知メールを飛ばしてみましょう。 作業 SharePoint側のリスト … SharePoint Onlineでのワークフローの作り方と種類. プロジェクトの申請リストで、フロー、フローの作成の順にクリックまたはタップします。 例えば「 SharePoint ... Flow は、こういった Office 365 の機能や他社のクラウドサービスでのルーチンの自動化や、承認のワークフロー ... 4.テンプレートの使い方. このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか, サイト コレクション全体のコンテンツ タイプにワークフローを追加する場合にのみ、その (ワークフローの追加先の) コンテンツ タイプを継承する、サイト コレクション内の他のすべてのコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうかのオプションが表示されます。, 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。, 継承が解除されているサイトまたはサブサイトにこのワークフローを追加してコンテンツ タイプを継承する場合、操作を実行する前に、それらのサイトまたはサブサイトの "所有者" グループのメンバーであることを確認してください。, レビュー タスクの割り当て先の各ユーザーには、名前または電子メール アドレスを指定する必要があります。, 1つのステージまたは複数のステージ    レビュータスクのステージは1つだけ、または複数のステージを持つように選ぶことができます。 複数のステージがある場合は、ステージが1つずつ実行されます。, 並列レビューまたは逐次レビュー    1つのステージの参加者については、レビュータスクをすべて同時に割り当てる (並列) か、指定した順序で別のレビュータスク (順次) を割り当てるかを選ぶことができます。 [シリアル] オプションは、最初の拒否の後にワークフローを終了するように設定した場合や、参加者がレビューのコンテキストの一部として以前の参加者からのコメントを確認できるようにする場合に便利です。, ここでは、簡単なシナリオを使って、複数のステージで順次レビューを行う場合の利点をいくつか示します。, 玉原さんが新しい承認ワークフローを追加するとします。 玉原さんは、自分で各アイテムをレビューする前に、同僚の早川さんと上川さんにレビューを依頼したいと考えています。 また、玉原さんは、早川さんか上川さんがアイテムを却下した場合、自分がレビューする前にワークフローを終了させたいと考えています。 このように設定するには、次の 2 つの方法があります。, シリアルレビューを使用する   Frank は、早川さんと佐々木が最初の2つの参加者で、3番目の参加者である単一ステージのシリアルレビューを設定します。[ 最初の却下時に終了 ] オプションを選択します。この構成では、早川さんは、関口さんのタスクが割り当てられる前に、アイテムを承認する必要があります。その場合は、卓也のタスクが割り当てられる前に、関口さんがアイテムを承認する必要があります。 早川さんがアイテムを却下した場合は、橋本と Frank のどちらにもタスクが割り当てられません。早川さんによって承認されても、関口さんが却下した場合は、Frank のレビュータスクが割り当てられる前に、ワークフローは終了したままになります。ここでは、Frank が単一ステージのシリアルレビューを設定する方法について説明します。, 2 つのステージを使う 早川さんと上川さんに同時にレビューを割り当てて、早川さんがレビューを終了するのを待たずに、上川さんがレビューを開始できるようにする場合は、ワークフローに 2 つのステージを設定し、最初のステージは、早川さんと上川さんのレビュー用の並列ステージ、2 番目のステージは、玉原さん自身のレビュー専用の独立したステージにします。   ここでも、[最初の却下時に終了] をオンにします。 2 番目のステージは、最初のステージが完了するまで開始されません。 そのため、早川さんと上川さんのどちらかがアイテムを却下した場合、玉原さんのレビュー タスクは割り当てられません。次に、Frank が2段階の並列レビューを設定する方法について説明します。, 外部からの参加者    SharePoint 組織のメンバー以外の参加者を含めるには、特別なプロセスがあります。 このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。, グループ全体に、または各グループメンバーに1つのタスクを割り当てる    ワークフローの参加者の間にグループアドレスまたは配布リストを含める場合は、ワークフローでグループの各メンバーに1 つのタスクを割り当てることも、グループ全体に1つのタスクだけを割り当てることもできます (ただし、その1つのタスクの通知は各メンバーに送信できます)。 グループ全体に割り当てられているタスクが1つだけの場合、そのグループのメンバーが1つのタスクを要求して完了することができます。 (グループタスクを引き受ける手順については、この記事の 実行 セグメントをご覧ください)。, 関連付けフォームには、指示、要件の詳細、リソースなどを指定できるテキスト フィールドがあります。, ワークフローで各グループまたは配布リストに 1 つだけタスクを割り当てる場合は、各グループの 1 人のメンバーが、そのタスクを引き受けてから実行するようにここで指示します。 このようにすると、グループの他のメンバーが同じタスクを開始して時間を無駄にすることがありません。 グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください。, 予定表の日付別    すべてのタスクの期限となる1つのカレンダーの日付を指定できます。, ワークフローが自動的に開始されるように設定する場合は、通常、この方法は使わないでください。 これは、指定した日付の値が、ワークフローが自動的に開始されるたびに現在の日付を基準にして自動的に調整されないためです。, タスクの期間    各タスクの完了に対して許可される日数、週数、または月数を指定し、そのタスクが割り当てられた時点から開始することができます。, カレンダーで指定された期限は、タスク期間の指定よりも優先されます。 つまり、今日が 6 月 10 日である場合、実行期間が 3 日間で、カレンダーの期限が 6 月 11 日と指定されているタスクが今日割り当てられたとすると、タスクの期限は 6 月 13 日 (3 日間の最終日) ではなく、6 月 11 日 (カレンダーで指定された期限) になります。, 不要なレビューに時間を浪費しないようにするために、次の 2 つのイベントが発生した場合、ワークフローを即座に (指定または計算された期限の前に) 終了させることができます。, 注: 現在チェックアウトされているアイテムでワークフローを開始することはできません。 ただし、ワークフローが開始された後は、レビュー対象のアイテムをチェックアウトして、変更から保護することができます。 (ただし、その項目がもう一度チェックインされるまで、他のワークフローを開始することはできません)。, 関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに、このワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前またはアドレスを入力できます。, このフィールドに名前を入力しても、そのユーザーにワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。, ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。, ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定していなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。, 新しいアイテムや現在のアイテムの新しいバージョンが含まれるリストやライブラリがある場合、その新しいアイテムやバージョンをそのリストにアクセスしたすべてのユーザーから閲覧できるようにする前に、内容の正確さや、フォームおよびスタイルの適切さを確認したい場合もあるでしょう。 このレビュー プロセスをコンテンツ承認と呼びます。, SharePoint 製品では、承認ワークフローを使用して、コンテンツ承認プロセスをより簡単かつ効率的にすることができます。 詳しくは、この記事のコンテンツ承認の制御セグメントをご覧ください。, 新しい承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加する準備ができたら、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) に進みます。, リストにアクセスするすべてのユーザーに表示する前に、新しいアイテムや現在のアイテムの新しいバージョンについて、コンテンツの正確さや、形式とスタイルの適切さをレビューする必要のあるリストやライブラリもあります。 このレビュー プロセスをコンテンツ承認と呼びます。, SharePoint 製品では、ワークフローを使用せずに手動でコンテンツ承認を制御することもできますが、SharePoint の承認ワークフローを利用すると、このプロセスをより簡単かつ効率的に実行できます。, SharePoint 製品のバージョン管理機能とコンテンツ承認機能に精通していない場合は、次の記事を最初に参照することをお勧めします。, ワークフローを最初に追加したときに入力した関連付けフォーム内の1つのコントロールに関連付けられた、コンテンツ承認プロセスを制御するには、2つの方法があります。 どちらか一方または両方に対してワークフローを使用できます。, 関連付けフォームの最初のページの [開始オプション] 領域には、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションがあります。 次の点にご注意ください。, このオプションは、単一のリストまたはライブラリのすべてのコンテンツ タイプに実行される承認ワークフローでのみ使用できます。単一のコンテンツ タイプのアイテムに実行されるワークフローでは使用できません。, このオプションを使用するには、[バージョン設定] ページのリストまたはライブラリでコンテンツ承認を有効にして、同じページで [メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する] オプションをオンにする必要があります。, このオプションをオンにすると、後続の 2 つのオプション ([新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始する] と [アイテムが変更されたら、このワークフローを開始する]) が使用できなくなります。, このオプションをオンにすると、あるユーザーがアイテムのメジャー バージョンの発行を試みたときのみ、そのアイテムにワークフローが自動的に実行されます。, 1 つのリストまたはライブラリには、メジャー バージョン発行の承認に使用される承認ワークフローが 1 つだけ作成できます。 同じリストまたはライブラリで、別の承認ワークフローを指定しようとすると、いずれか一方のワークフローを選択するように求められます。, 関連付けフォームの 2 ページ目にある [コンテンツの承認の有効化] 領域には、[ワークフローの完了後に承認状態を更新します (このワークフローを使用してコンテンツの承認を制御します)] オプションがあります。, リストやライブラリでコンテンツ承認が必要かどうかにかかわらず、このフォームのこのオプションを使用できます。 どちらの場合も、アイテムの [承認] フィールドの値は、ワークフローの結果に基づいて更新されます。, コンテンツ制御は、ページを Web に発行するサイトの特別なプロセスです。 したがって、発行サイト用の特別な発行承認のワークフローに加えて、Web 発行用にカスタマイズされたこのワークフローのバージョンを含むテンプレート (ワークフロー付き発行サイトと呼ばれます) が提供されています。, ワークフローの追加に慣れていない場合は、このセグメントの手順に進む前に、この記事の詳細セグメントと計画セグメントを参照することをお勧めします。, メール    ワークフローでメール通知とアラームを送信するには、SharePoint サイトでメールが有効になっている必要があります。 既に完了しているかどうかがわからない場合は、SharePoint 管理者に確認してください。 「 SharePoint 2013 の手順: 送信メールの設定」もご覧ください。, アクセス許可    SharePoint の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイトコレクションのワークフローを追加するには、リストの管理権限が必要です。 (所有者グループには、既定でリストの管理権限があります。メンバーグループとゲストユーザーグループは含まれません。 権限の詳細については、この記事の「 詳細 」を参照してください。, 注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表リストの場合は、[予定表] タブになります。, [ワークフロー設定] ページの [この種類のワークフローの関連付けを表示します] で、ワークフローをドキュメント、リスト、またはフォルダーのいずれで実行するかを指定し、[ワークフローの追加] をクリックします。, 関連付けフォームの最初のページに入力します。(詳細については、こちらの図を参照してください。), 注: 承認– sharepoint 2010テンプレートが一覧に表示されない場合は、sharepoint 管理者に問い合わせて、サイトコレクションまたはワークスペースでライセンス認証を行う方法について確認してください。 管理者の場合は、[ サイトの設定 ] >[サイト コレクションの機能 > ワークフローのアクティブ化 ] 機能をクリックします。, このワークフローの名前を入力します。 このリストまたはライブラリのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。, ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。, このワークフローで使うタスク リストを選びます。 既存のタスク リストを選ぶか、[新しいタスク リスト] をクリックして新しいリストを作成できます。, 既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。, このワークフローで使う履歴リストを選びます。 既存の履歴リストを選ぶか、[ワークフローの履歴 (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。, 既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。, ワークフローを使用してコンテンツ承認を制御する方法については、この記事の制御セグメントをご覧ください。, 単一のコンテンツ タイプのみにワークフローを追加する場合は、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションが表示されないことにご注意ください。, また、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] をオンにすると、次の 2 つのチェック ボックスが使用できなくなることにご注意ください。, 関連付けフォームの2ページ目を完了します。(詳細については、こちらの図を参照してください。), 注: SharePoint 製品では、ワークフローを手動で開始するたびに、この関連付けフォームの 2 ページ目にある最初のいくつかのオプション (次の図にある番号 1 ~ 7。つまり、[承認者] から [CC] まで) が表示され、その 1 つのインスタンスのみについて、これらのオプションを変更できます。, タスクを1つずつ割り当てる場合 (順次)   

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